Qual’è il sistema eliminacode ideale? Quale soluzione scegliere per la mia attività?
La funzione caratteristica specifica dei sistemi eliminacode è quella di gestire il flusso di utenti. Ogni struttura, ufficio pubblico o esercizio commerciale, itinerante o stabile, con finalità di lucro o culturale è accomunata dalla imprescindibile necessità di gestire il flusso di utenti che accedono al proprio servizio. Come sottolineato in precedenti articoli, con l’introduzione del digital signage, i sistemi eliminacode hanno modificato la loro caratteristica specifica, introducendo anche nuove potenzialità legate alla visualizzazione di contenuti multimediali utili per la promozione di prodotti e servizi, o per intrattenere gli utenti in coda o anche semplicemente per visualizzare informazioni sul servizio erogato.
La domanda che si pone chi decide di acquisire un sistema di gestione code è sempre la stessa: qual’è il sistema eliminacode ideale per la mia attività? In questo articolo metteremo in evidenza quali sono gli elementi che distinguono tra loro i sistemi eliminacode, quali sono le caratteristiche utili a migliorare l’approccio dei clienti al servizio e quali caratteristiche invece possono risultare inutili o anche controproducenti per l’attività. Scopriremo che non sempre un sistema dotato di soluzioni hardware più dispendiose è preferibile ad un sistema più economico e che non tutte le funzionalità del sistema sono adatte alla propria clientela. Un sistema eliminacode può essere dotato di funzionalità avanzate ma queste devono essere attivate “cum grano salis”, subito pronti a modificarne i parametri o a disabilitarle se non si rivelano utili allo scopo.
La cultura consumistica ci sta abituando a valutare i prodotti in base al peso e non alle caratteristiche specifiche, gli hamburger si distinguono nei take-away in base al numero di grammi, allo stesso modo i listini dei sistemi eliminacode presentano spesso soluzioni progressive, small, medium, large, come se il costo ed il livello del sistema determinassero la qualità della propria scelta. Il nostro consiglio al contrario è quello di stimare attentamente se i componenti proposti sono utili per i propri scopi, e valutare alcune potenzialità come possibili aggiornamenti futuri, minimizzando i costi nella scelta iniziale.
La scelta dei componenti
Distinguiamo innanzitutto gli elementi fondamentali di un sistema eliminacode:
- erogazione dei biglietti,
- visualizzazione dei numeri chiamati,
- visualizzazione delle informazioni multimediali,
- chiamata degli utenti in attesa,
- strumenti di amministrazione, configurazione, gestione in tempo reale e produzione di dati statistici.
I componenti del sistema sono gli applicativi, operativi e di gestione, ed i dispositivi hardware. Un primo criterio di valutazione del tipo di sistema da scegliere è legato all’installazione ed alla manutenzione, gli elementi sensibili in questa scelta sono i dispositivi hardware.
L’acquisto di un sistema eliminacode crea sempre un legame con l’azienda fornitrice, è bene valutare il tipo di accordo da proporre o proposto dall’azienda. La possibilità di installare in proprio il sistema o tramite l’elettricista di fiducia minimizza il legame e permette di proporre accordi di garanzia di costo limitato, viceversa se si preferisce avere un servizio chiavi in mano è consigliabile un accordo di noleggio a lungo termine con un canone prefissato, che abbatte i costi di acquisto ed è possibile scaricare totalmente in quanto si tratta di un bene strumentale.
Per quanto riguarda l’installazione sono preferibili i dispositivi wireless per risparmiare sul passaggio cavi, che incidono come costo per una consistente percentuale. Tutta l’elettronica di consumo, non specifica per il sistema, può essere conveniente acquistarla in proprio.
Erogazione dei biglietti
Lo strumento più economico e versatile per erogare biglietti è la chiocciola. L’uso della chiocciola presenta molti vantaggi, costo ridotto, praticità d’uso, facile manutenzione, ingombro ridotto. Sino a qualche anno fa la chiocciola riportava alla mente i sistemi a led con telecomando, ma oggi anche sistemi con funzionalità avanzate e contenuti multimediali possono prevedere l’uso della chiocciola.
I sistemi più adatti alla chiocciola sono quelli che prevedono un’unica coda servita da uno o più sportelli oppure più code separate tra loro. Ma l’uso della chiocciola è anche indicato, se non preferibile, nei casi in cui il servizio prevede un doppio passaggio, il primo di accettazione ed il secondo per l’erogazione della prestazione. Un esempio potrebbe essere quello di uno studio medico, in cui il primo approccio è con la segreteria, ma questa soluzione si applica anche alle attività legate allo street-food dove il primo passaggio obbligato è quello di prendere le ordinazioni, oppure fare lo scontrino alla cassa. Dopo il primo passaggio il cliente è reindirizzato, in base al servizio richiesto, alle postazioni in cui il servizio è erogato: il primo passaggio sostituisce la scelta del servizio sul distributore di biglietti.
Viceversa l’uso della chiocciola non è indicato nei casi in cui devono essere presentate al cliente più scelte differenti, ed i servizi erogati non sono distinti tra loro. Se sono ad esempio previsti due servizi per il cliente, la presenza di uno sportello dedicato ad entrambi i servizi non è compatibile all’uso delle chiocciole, inoltre l’uso della chiocciola non consente un criterio di priorità per la chiamata degli utenti in quanto non è possibile stabilire, per il sistema, il tempo in cui l’utente ha preso il biglietto.
In questi casi e nei casi in cui sono richiesti dati statistici avanzati è preferibile l’uso del distributore di biglietti.
La scelta del tipo di distributore è legata al numero di opzioni per il cliente, sino a 4 opzioni è preferibile un distributore con tasti e serigrafie, inoltre l’uso dei tasti rende il distributore di biglietti più economico e meno soggetto a guasti. In caso di più di 4 selezioni o nel caso in cui devono essere visualizzati dei sottomenu per la scelta del servizio è preferibile un distributore con monitor touch-screen. Tuttavia la scelta del dispositivo di erogazione dei biglietti non è subordinato soltanto a fattori pratici, esistono anche criteri estetici che possono indurre a preferire soluzioni più gradevoli.
Visualizzazione dei numeri chiamati
I numeri chiamati possono essere visualizzati in uno o più video, in base alla conformazione della sala d’attesa, o su display posti ciascuno in corrispondenza di ogni sportello. I due sistemi sono alternativi, ma possono anche coesistere.
Il video fornisce la possibilità di visualizzare anche contenuti multimediali, la cui utilità è già stata ampiamente descritta. In genere è sufficiente un unico video e la postazione di chiamata potrebbe, se necessario, essere indicata con una serigrafia, tuttavia in ambienti molto affollati e con postazioni fisse è preferibile visualizzare il numero tramite display di sportello installati in corrispondenza della postazione chiamante. In questo caso un video centrale potrebbe anche essere ridondante.
Visualizzazione dei contenuti multimediali
I nostri sistemi hanno la possiblità di visualizzare diverse tipologie di contenuti, immagini, filmati, pagine web, scritte scorrevoli, televisione digitale, inoltre la configurazione del video è libera e permette di inserire contemporaneamente più tipologie di contenuti che possono essere visualizzati contemporaneamente in riquadri differenti. La scelta migliore è quella di minimizzare il numero di informazioni presenti per non ingenerare confusione in chi osserva. La scritta scorrevole è compatibile con altre tipologie di contenuti ma il punto focale su cui far concentrare il cliente deve essere unico. Per un luogo di ristoro potrebbe essere più indicato per esempio visualizzare dei filmati o un canale televisivo, per un esercizio commerciale un palinsesto con le offerte.
Chiamata degli utenti in attesa
La soluzione più versatile ed economica per il richiamo degli utenti in coda è rappresentata dai tastierini virtuali, da installare sulle postazioni degli operatori, tuttavia non sempre le postazioni sono dotate di personal computer o di strumentazioni dove inserire il tastierino virtuale, come ad esempio le bilance elettroniche.
In questi casi la scelta è quella di dotare il sistema di radiocomandi o di tablet. L’uso del radiocomando, oltre ad essere più economico, è preferibile per molti aspetti. Innanzitutto per la semplicità d’uso e la maggiore resistenza, il telecomando può essere messo in tasca o lasciato sul bancone senza il rischio che si rovini, inoltre la carica di un telecomando dura per molti mesi.
Il tablet è preferibile al telecomando soltanto per le maggiori potenzialità, in quanto presenta caratteristiche simili al tastierino virtuale, è adatto nei casi in cui il cliente possa anche essere reindirizzato ad altri sportelli.
Strumenti di amministrazione
Il listino presenta una grande verietà di versioni di sistemi eliminacode, per le nostre finalità riassumiamo soltanto le categorie: sistemi, soluzioni integrate, solver e software.
I sistemi rappresentano le soluzioni standard, in cui è possibile applicare liberamente tutte le configurazioni presenti, differenziate in base alle esigenze. Il sistema advanced contiene tutte le funzionalità previste per un ente pubblico che necessita di statistiche complesse e deve rispondere ad un’autorità che ne valuta l’efficienza. Il sistema standard permette una configurazione completa e versatile dei dispositivi, ma non è dotato delle caratteristice peculiari proprie dell’ente pubblico, caratteristiche che rendono più complessa la configurazione e la gestione.
Le soluzioni integrate sono state sviluppate per un target di utilizzo specifico, sono consigliate per le attività per cui sono state previste ed hanno un costo inferiore ai sistemi.
I solver sono sistemi completi proposti a costo promozionale. Sono la scelta ideale per un primo approccio agli eliminacode, sono dotati di strumenti multimediali e consentono la produzione di dati statistici. Se le esigenze della struttura cambiano ed è necessario inserire nuovi dispositivi e funzionalità più complesse, partendo dai solver è possibile effettuare un aggiornamento per passare ai sistemi senza perdita di dati di configurazione.
I software rappresentano le configurazioni più economiche, sono installati direttamente su postazioni del cliente, sono stati previsti per utenti esperti in grado di installare autonomamente il proprio sistema, i software hanno caratteristiche analoghe a quelle dei solver. Anche per i software è previsto un aggiornamento in termini di dispositivi da integrare o di funzionalità, passando ai sistemi, senza la perdita dei dati di configurazione.
Conclusioni
Il nostro consiglio per chi si appresta ad acquistare un sistema eliminacode per risolvere i problemi di affluenza alla propria struttura è quello di scegliere il sistema minimo adatto alle proprie esigenze. Soltanto dopo aver maturato un’esperienza diretta sulle problematiche, legate alla propria specifica attività e sulle possibili soluzioni, valutare se è necessario un ampliamento del sistema.
Soluzioni troppo complesse possono ingenerare confusione nei clienti e frustrazione in chi acquisisce il sistema, al contrario un percorso progressivo ben valutato può aiutare i risolvere i problemi di affluenza e fornire un servizio che attrae i clienti e dà una percezione di ottima efficienza della struttura.
